Менеджеры проектов, которые хорошо разбираются в бизнес-процессах, не всегда могут эффективно управлять компанией. Одних технических знаний, изобретательности и опыта недостаточно. Нужно использовать специальные инструменты, позволяющие одновременно вести большое количество проектов и контролировать сотрудников.
Эти инструменты должны быть внедрены в систему управления компанией. Но ни менеджерам, ни сотрудникам не хочется что-то изучать и лишний раз следить за сроками. При этом все готовы переписываться по электронной почте, созваниваться по каждому вопросу, пытаться перенести задачу на следующую неделю и посещать обязательные планерки…
Продолжая использовать эти древние «инструменты», вы своими руками уменьшаете эффективность компании. И даже при наличии супер менеджера сроки по проектам как горели, так и будут гореть. Поэтому первостепенная задача руководителя – выбрать и внедрить систему для эффективного управления бизнесом.
Чек-лист для выбора эффективного инструмента управления бизнесом
Рекомендуем обращать внимание на универсальность и легкость в освоении, стоимость использования системы, качество мобильного приложения и дополнительные опции, позволяющие увеличить эффективность совместной работы.
1. Универсальность и легкость в освоении
Это наиболее важные характеристики, без которых все остальные не имеют смысла. Процесс управления бизнесом должен происходить в одной среде, позволяющей легко работать в режиме многозадачности. Вся информация от руководителей, менеджеров, сотрудников и клиентов должна храниться в этой же среде. Вся эта система размещается на надежном сервере с доступом 24/7, чтобы любой член команды имел мгновенную возможность доступа к нужным проектам, архивам, файлам, сообщениям. И всё это, разумеется, должно быть в режиме реального времени.
И таких универсальных инструментов на рынке довольно много: Мегаплан, Bitrix24, Terrasoft, Zoho, Планиро. Но далеко не все из них легкие в освоении. Каждая такая система имеет специфические особенности, не позволяющие быстро с ней подружиться.
Совет
При первом знакомстве с приложением оцените дружелюбность интерфейса. Если всё интуитивно понятно – отлично.
Удачным примером среди универсальных инструментов с дружелюбным интерфейсом по праву считается Rovertask. Он позволяет в режиме реального времени управлять множеством сотрудников, проектов и задач. Инструмент достаточно легкий в освоении, интуитивно понятный и универсальный.
2. Доступная цена
Средняя стоимость использования универсальных и несложных инструментов управления бизнесом составляет около 8 у.е./месяц за пользователя. Во многих системах есть специальные тарифы для компании и большие скидки при расчете сразу за год.
Совет
Обязательно воспользуйтесь бесплатными или тестовыми тарифами, чтобы оценить возможности системы.
Сравнивая различные инструменты управления бизнесом с практически одинаковыми тарифами, обращайте внимание на возможные скидки и технические параметры. Например, очень важно количество выделенного места на сервере. Рекомендуется рассматривать варианты, в которых предлагается от 5 Гб на одного члена команды. И чем больше, тем лучше.
3. Полноценное мобильное приложение
Этот инструмент должен включать все функции основной системы. Приложение должно быть бесплатным, удобным и быстро устанавливаться на телефоны, работающие на базе Android и iOS. После этого вы сможете полноценно работать там, где вам нужно или более удобно.
Дополнительным плюсом является скорость работы данного приложения. Это важно, если вдруг возникает необходимость его использовать в местах с плохим интернет соединением.
4. Возможность сбора идей
Это дополнительная функция, которой нет даже во многих дорогих системах. Бывает, что при обсуждении задач по конкретному проекту, у членов команды возникают интересные идеи, и они с удовольствием ними делятся в чате. Но если эти мысли сразу каким-то образом не записать в этом проекте, то они просто исчезнут среди других сообщений.
Но такого быть не должно, ибо это ещё одна недооцененная и при этом далеко неочевидная возможность повысить эффективность бизнеса в целом. Поэтому хорошие инструменты для совместной работы должны включать функцию «сбора идей», являясь их своеобразным генератором и накопителем.
Практические рекомендации
Если вам нужен инструмент, в котором собраны все рассмотренные возможности, воспользуйтесь системой Rovertask. Это многофункциональный, но простой в управлении бизнес-мессенджер, работающий в режиме реального времени. Он подходит для всех: руководителей, менеджеров, заказчиков, исполнителей. Он подходит даже для тех, кто никогда не работал с приложениями, сложнее Skype или Viber.
Используя Rovertask, в любой момент времени каждый член команды будет знать, какие у него задачи и сроки по ним. Вся информация по каждому сотруднику и проекту будет у менеджеров как на ладони. После внедрения такого инструмента вы сможете забыть об авралах и успешно завершать проекты вовремя.
Также у Ровертаска есть удобное мобильное приложение и возможность фиксации идей во время общения. Небольшие команды могут бесплатно пользоваться системой по тарифу «FREE». Это идеальное решение, если у вас нет большого штата сотрудников. Попробуйте возможности системы бесплатно, чтобы оценить простоту и эффективность этого инструмента управления бизнесом.
Поделиться:
