Кадры решают всё. Всё, кроме организации их совместной работы. Поэтому главная задача руководителя – дать команде специальные инструменты для комфортного совместного ведения проектов.
Проблема состоит в том, что среди множества подобных инструментов сложно найти какой-то один, который бы удовлетворял всех. Поэтому большинство компаний продолжает использовать старые схемы совместной работы: электронная почта – для общения, Skype – для совещаний, Google Документы – для хранения информации, онлайн-системы – для контроля проектов и т.д.
Но, используя множество инструментов для совместного ведения проектов, вы уменьшаете рабочее время и снижаете эффективность командной работы. Сотрудники должны заниматься своим делом, а не искать информацию во входящих письмах, чате Skype и дебрях сложных CRM-систем…
Способы повышения эффективности совместной работы и проблемы их внедрения
Руководитель изначально обязан построить работу компании на базе такой системы для совместного ведения проектов, чтобы она была вообще незаметной. И создавать ее с нуля необязательно, есть много готовых решений, но среди них нет идеального.
1. Использование единого инструмента для совместного ведения проектов
Компании, которые полностью отказываются от привычных старых инструментов (электронная почта, Skype, Viber и т.д.), сталкиваются уже с другой проблемой. Они начинают использовать десятки современных приложений, среди которых наиболее популярны Jira, Basecamp, Slack, Trello, GanttPro и пр.
Возникает всё та же старая проблема снижения эффективности, но уже при использовании новых инструментов. Теперь сотрудникам приходится распылять свое внимание среди различных приложений, которые, к тому же, мало похожи друг на друга.
Решение
Самая надежная система всегда состоит из минимума компонентов. В идеале вы должны выбрать один инструмент для совместного ведения проектов. В этом случае увеличивается скорость работы команды и уменьшается количество потерянной информации.
2. Быстрая адаптация новых членов команды и разовых исполнителей
Новые сотрудники должны быстро адаптироваться и тут же приступить к выполнению своих задач. Никто из них будет проходить специальные двухнедельные курсы, чтобы пользоваться мощной современной CRM. Поэтому интерфейс приложения, в котором проходит совместная работа, должен быть максимально простым. И если человеку, который впервые его увидел, через несколько минут всё становится понятно, то это значит, что никаких проблем не будет.
Решение
Одним из таких простых инструментов является система Ровертаск. Ее интерфейс похож на привычные всем мессенджеры, но позволяет решать вопросы, связанные с организацией совместного ведения проектов. Поэтому практически не требуется времени для адаптации новых сотрудников.
3. Фиксация идей во время обсуждений и поощрение инноваций
При общении членов команды в разных чатах время от времени появляются интересные идеи и предложения. И гораздо больше таких идей возникает в системах совместной работы над проектами, основанных на использовании единого и простого инструмента. В этом случае человек не задумывается о сложности управления приложением, он просто общается с сотрудниками так же легко, как и со своими друзьями.
Но генерировать даже самые хорошие идеи – этого мало. Нужно сразу же их фиксировать, иначе они бесследно исчезнут. Особенно важно, если у вас в компании есть система мотивации сотрудников к генерации идей.
Решение
Нужен удобный инструмент для быстрой и простой фиксации любых идей. В идеале он должен быть доступен прямо возле окошка чата, в котором происходят обсуждения.
4. Организация доступа к актуальной информации 24/7
Вся информация по проектам должна храниться в одном надежном месте, обновляться в режиме реального времени и круглосуточно быть доступной для членов вашей команды. При этом доступ должен обеспечиваться с любых устройств: настольного ПК, планшета, смартфона. Где бы вы ни находились, и какая бы плохая там ни была связь, но вы должны без проблем использовать весь функционал вашей системы.
Этот инструмент должен позволять каждому члену вашей команды работать в удобное для него время и из любого места. Это повышает общую эффективность не только сотрудника, но и всей системы совместной работы над проектами. Членам вашей команды не нужно ждать, пока откроется офис или пройдут выходные. Даже если возник какой-то форс-мажор, у сотрудника будет возможность вовремя завершить свои задачи в удобное для него время.
Решение
Выбирайте онлайн-инструменты, работающие 24/7 в режиме реального времени. Большим плюсом будет возможность увеличения места на облачном диске и наличие быстрого мобильного приложения.
5. Организация максимально наглядной системы контроля
В любой момент времени руководитель должен иметь информацию о состоянии дел у каждого сотрудника. Но простого перечня задач недостаточно. Этот список должен включать сроки или приоритет выполнения задания.
Например, если использовать понедельную систему планирования, руководитель и сотрудник должны видеть, по каким задачам горят сроки, какие задания нужно сделать на этой неделе, а какие – на следующей. Такой подход, в сочетании с использованием специального инструмента, позволяет менеджеру быстро контролировать загруженность большого количества сотрудников.
Но и это ещё не всё. Для повышения эффективности работы и ответственности сотрудников, каждый из них должен видеть, кто из команды учувствует в решении конкретной задачи. Это позволит избежать досадных случайностей, когда одно и то же задание неделю выполняют несколько исполнителей.
Решение
В систему для совместной работы уже должен быть включен инструмент, позволяющий обеспечить максимально наглядную и простую систему контроля над сотрудниками и выполнением задач.
Практические рекомендации
Сложно выбрать одну систему, которая бы удовлетворяла всем перечисленным требованиям. Но мы рекомендуем попробовать Ровертаск. Компании, которые его используют, уже забыли о множестве других решений, без которых не могли представить организацию онлайн-работы.
Для небольших компаний Rovertask предлагает бесплатный тариф, позволяющий поднять вашу систему совместной работы над проектами на качественно новый уровень!
Поделиться:
