Большую часть работ в современных интернет компаниях выполняют удаленные сотрудники. Это удобно и выгодно: не нужно снимать офис, а исполнители сразу же приступают к выполнению заданий. После успешного тестового периода компания берет лучших специалистов на постоянную работу. И вот тут начинаются проблемы…
Проблемы сотрудничества с удаленными работниками
Эти проблемы касаются не столько профессионализма исполнителей, сколько связаны со спецификой удаленной работы. И чем больше у вас в штате таких сотрудников, тем больше возникает проблем самого разного характера. Но все их объединяет одно – внезапные срывы сроков из-за низкой надежности системы контроля и управления удаленными сотрудниками.
Крупные компании решают эту проблему жестким менеджментом и большим количеством исполнителей. Работы, которые к сроку не были выполнены рядом сотрудников, в авральном порядке перекидывают другим. За счет такого резервирования получается потушить «горящие» задачи, но в ущерб качеству.
Для небольших и маленьких компаний подобные проблемы будут критичными. Если фрилансер просто пропал, то это ещё полбеды. Но если пропали и все наработки, не говоря уже о предоплате, то всё придется начинать с нуля. Поэтому, нанимая удаленных сотрудников, у вас в компании уже должна быть внедрена эффективная система их контроля.
Чек-лист по созданию эффективной системы контроля над удаленными сотрудниками
Эти рекомендации помогут вам правильно организовать управление удаленными исполнителями с помощью готовых инструментов для совместной работы.
1. Единая среда для работы и управления компанией
Это самое главное правило! Руководители, менеджеры и сотрудники могут эффективно работать удаленно только при условии, что все они работают в одной единой среде. Здесь одновременно должны выполняться бизнес-задачи и обеспечиваться контроль над ними.
Поэтому всегда используйте единую рабочую среду и не идите на поводу у фрилансеров. Нельзя с одними переписываться по электронной почте, с другими – в соцсетях, а связь с третьими держать через Whatsap или Telegram. Кроме потери времени и информации, ничего хорошего из этой каши не выйдет.
Проблема состоит в том, что удаленные сотрудники привыкли использовать для общения Skype, Viber и другие простые мессенджеры, и не хотят их менять. Особенно, если это какое-то новое и непонятное для них приложение. Ведь зачастую интерфейс современных CRM-систем вызывает легкий ступор даже у опытных программистов. Из этого следует второй пункт нашего чек-листа.
2. Система должна быть простой и дружелюбной
Не нужно вытягивать человека из привычной для него среды общения в интернете. Поэтому, выбирая инструмент для организации работы удаленных сотрудников, нужно обращать внимание на простоту и дружелюбность интерфейса.
Лучше всего этому правилу соответствует система Ровертаск. Ее интерфейс напоминает привычный всем Skype. Это идеальный вариант. Ведь если бы у Скайпа были специальные функции, которые мы рассмотрим ниже, это был бы самый популярный инструмент для организации удаленной работы.
3. Всегда видно, чем занимается конкретный сотрудник, и кто решает конкретную задачу
Без этого не будет никакого контроля. Если вы переписываетесь с одним специалистом – это ещё нормально. Но когда их 10, 20 или 100 – вы физически не сможете их проконтролировать. Нужно, чтобы у вас перед глазами была одна страничка, на которой систематизирована вся актуальная информация по срокам и задачам любого сотрудника.
Кроме того, в каждом проекте вы должны видеть, какие задачи в работе, кто их выполняет и какие у этой задачи сроки. Эта информация должна быть систематизирована и компактно представлена на одной странице, чтобы была видна вся картина дел в целом.
4. Надежное хранение информации и работа в режиме реального времени
Все переговоры в чате, файлы, задачи, проекты – вся информация должна обновляться в режиме реального времени и храниться на надежном облачном диске. Доступ к этой информации должен обеспечиваться 24/7. У вас всегда под рукой должны быть последние версии файлов, над которыми работает конкретный сотрудник. Теперь не будет такого, что он пропадет, а вместе с ним и вся информация за полгода работы.
В зависимости от размеров вашей компании может понадобиться не один десяток гигабайт для организации такого хранилища. Поэтому при выборе инструмента для работы и управления удаленными сотрудниками уточняйте технические возможности системы у разработчиков.
5. Мобильное приложение
Приложение должно быть бесплатным, быстрым и включать все функции рабочей среды. Это плюс для всех. Не только руководитель сможет всегда контролировать сотрудников – сами исполнители могут работать, используя обычный телефон.
Если вдруг что-то случится с компьютером или проводным интернетом, то нет никаких проблем решить вопросы с помощью мобильного. Это просто, удобно и незаметно входит в привычку, тем самым повышая надежность работы интернет-компании.
6. Абсолютно бесплатный инструмент
Этот пункт стоит рассматривать по умолчанию, ибо фрилансер не станет платить деньги за использование CRM, чтобы несколько раз пообщаться с заказчиком. Также и руководителю проекта не хочется платить за сотрудников, выполняющих разовую работу.
Практические рекомендации
В хорошей рабочей среде по умолчанию должны быть все возможности для эффективного контроля над удаленными сотрудниками. И система Ровертаск полностью соответствует рассмотренному выше чек-листу. Для небольших компаний есть бесплатный тариф, позволяющий воспользоваться всеми преимуществами этого удобного бизнес-мессенджера. Попробуйте прямо сейчас, чтобы лично убедиться в его эффективности.
Поделиться:
