Большинству компаний не нужны мегасложные функции и перегруженный интерфейс дорогих CRM.
Всем нужен простой бесплатный инструмент, позволяющий без какого-либо обучения сразу и эффективно управлять компанией. И такое оптимальное решение находят в результате анализа отзывов на имеющиеся продукты с последующим тестированием.
Чек-лист для выбора эффективного бизнес-мессенджера: особенности и секреты
Успешная работа любой компании невозможна без системы, позволяющей совместно работать над проектами. И на основании результатов, основанных на нашем опыте внедрения различных систем, мы предлагаем чек-лист для выбора такого приложения.
1. Легкость в освоении и простота в работе
Этот пункт крайне важен для всех: для директора, менеджеров, постоянных и временных сотрудников, заказчиков. Ни у кого из них нет желания и времени изучать новую CRM-систему. И особенно критично, если у нее сложный интерфейс. Все хотят общаться с помощью привычных инструментов: Skype, WhatsApp, Viber, электронная почта и пр. Поэтому сразу рассматривайте бизнес-мессенджер с точки зрения легкости в освоении и простоты в работе (пример такой системы).
2. Бизнес-мессенджер – единое место для рабочего процесса и хранения информации
Нельзя, чтобы одна часть сотрудников переписывалась через электронную почту, другая – через Skype, а управление компанией осуществлялось ещё каким-то способом. В этом случае ни о какой эффективности командной работы не может быть и речи. Бизнес-мессенджер должен быть единственным местом, в котором происходит общение внутри компании и управление выполнением задач.
То же самое касается и хранения информации по проектам. У каждого сотрудника есть привычка пользоваться определенными решениями. Кто-то выбирает Dropbox и Яндекс.Диск, другие предпочитают Google Диск, Облако Mail.Ru или же просто хранят информацию на жестком диске.
Все это – неправильно, если вы хотите организовать эффективное управление онлайн-компанией. Вся информация должна храниться только в бизнес-мессенджере. И любой сотрудник должен иметь возможность доступа к ней в любое время.
3. Обновление информации в режиме реального времени
Это обязательный пункт, который по умолчанию реализован в большинстве современных специализированных приложений. Но не забывайте о нем. Ведь в процессе работы над проектами постоянно происходят изменения, уточнения и расстановка новых приоритетов. Поэтому обновление всей информации (файлы, задачи, сообщения) должно проходить в режиме реального времени. Сотрудникам нужно работать с актуальными данными.
4. Быстрое и простое управление задачами, проектами и сотрудниками
Это один из наиболее важных пунктов. Именно он становится настоящим камнем преткновения в современных системах управления бизнесом. Далеко не у всех, даже самых дорогих и сложных, есть такие функции:
- Возможность быстро записать важные моменты или поставить задачи, когда вы общаетесь в чате. За счет этого удается не только сохранить важную информацию, но и сгенерировать новые идеи.
- Для каждой задачи фиксируется список ответственных исполнителей и приоритетность. Сотрудник в любой момент времени должен иметь перед глазами всю картину задач, за которые он ответственен, включая сроки. Доступ к этой же информации должен быть и у менеджера проекта, чтобы эффективно контролировать и планировать загрузку сотрудников.
- По каждой задаче, в том числе выполненной, можно в любой момент посмотреть всю историю изменений.
Все эти возможности есть в Rovertask
5. Наличие мобильного приложения
Это не особо критичный пункт, но мы советуем выбирать такую систему для совместной работы над проектами, которой можно управлять отовсюду.
6. Бесплатное использование или недорогой тариф
Большинство систем управления проектами предлагают тестовый бесплатный период работы или же ограниченную возможностями бесплатную версию. Обязательно воспользуйтесь этим, чтобы оценить представленное решение.
Выводы и практические рекомендации
Все рассмотренные выше специальные возможности реализованы в программе – Rovertask. По сути этой обычный мессенджер, напоминающий своей простотой привычный Skype.
Но в Ровертаске очень удобно фиксировать задачи, расставлять их приоритеты и контролировать ответственных. У каждого сотрудника всегда есть четкое понимание, какие его задачи наиболее важны для компании в данный момент. Это позволяет избегать авралов и гарантирует успешное завершение проектов. При этом менеджерам достаточно еженедельно проводить планерки, на которых по каждому сотруднику проводится актуализация плана работ в краткосрочной перспективе.
Система Rovertask полностью бесплатна для небольших команд, так что не упустите случай попробовать вывести вашу компанию на новый уровень эффективности.
Поделиться:
