У меня было несколько заказчиков, которые могли дать работу в любое время, при этом сроки нужны были «на вчера». То есть, сижу я такой несколько дней без работы, тут в Скайп стучится заказчик, дает ТЗ, говорит, что нужно всё сделать побыстрее, делает предоплату. И всё как бы хорошо: есть работа, есть деньги, всё как обычно. Я начинаю изучать задание, собираю материалы, и тут звонит второй заказчик, ему нужно что-то сделать ещё быстрее и больше. Я беру в работу и этот заказ…

В результате все заказы горят, я не успеваю сделать их в срок. А если в это время появляется третий заказчик, то это уже полный аврал…

Я пытался решить эту проблему с помощью жёсткого тайм-менеджмента. Расписывал все задачи почасово на каждый день. Сначала всё это фиксировал в красивом кожаном ежедневнике, клеил разноцветные стикеры на монитор, дублировал всё это дело в Гугл Доках, но... всё равно приходилось работать ночами, а усталость сказывалась на качестве. Это не устраивало заказчиков.

И я осознавал, что их претензии к срокам и качеству работ были на 100% обоснованными, но ничего не мог сделать. История повторялась снова и снова, пока в один из таких авралов я не сказал себе: «Стоп! Так больше нельзя». Последней каплей стало то, что в этот день все заказчики требовали готовую работу, но я не успевал, поскольку набрал слишком много заказов.

Я трезво оценил ситуацию: на качественное выполнение всех заданий мне нужно было минимум 5 дней, а с запасом – целая неделя. Я пообщался с каждым заказчиком, честно сказал, что не успеваю по срокам, описал сложность его проекта, сказал, что на самом высоком уровне смогу всё сделать только к такому-то числу на следующей неделе, готов вернуть предоплату. Мне повезло, что заказчики пошли мне навстречу, и в этот раз мы утвердили новые сроки.

Как навсегда решить проблему с горящими сроками – инструкция

После того случая я понял, что нужно полностью поменять подход к работе. Мне понравилось, как я без спешки выполнял заказы в течение недели. А заказчики сразу же оценили качество работы и готовы были завалить меня новыми заданиями. Все были довольны в этот момент, всё всех устраивало.

И чтобы навсегда избавиться от горящих сроков, я начал работать по новым правилам. Вот эта простая инструкция, которая подходит даже для самых ленивых:

  1. Планируйте работу неделями, а не днями. Все заказы, которые поступают на этой неделе, даже если они очень сильно «горят», переносите на следующую неделю.
  2. Нарабатывайте базу постоянных клиентов, чтобы вы могли планировать работу на долгосрочной основе. Не берите одноразовых заказов, которые нужны на завтра или «вчера» (см. пункт 1).
  3. Каждый понедельник составляйте реалистичный план на неделю, исходя из перечня текущих задач. Поставьте в известность каждого клиента о состоянии дел по его проекту.

Изначально может показаться, что это инструкция от КЭПа, мол, не хотите горящих сроков – не нужно брать горящих заказов. А если уже набрали, то не берите ещё больше… На самом деле авралы появлялись не только потому, что я легко набирал кучу заказов, но и потому что позволял заказчикам манипулировать мною. В итоге вечно была путаница с тем, что и когда я должен был делать. То есть, чем настойчивее был клиент, за ту работу я и брался в первую очередь. Если появлялся более настойчивый заказчик – я переключался на его горящий проект. Итог закономерен – срыв сроков по всем заказам.

И когда я перешел на новую систему работы и начал по понедельникам ставить лимит на неделю, то сроки перестали гореть. У меня теперь много постоянной работы, но я всё и всегда успеваю. Я могу прогнозировать свою загрузку и гарантировать точные сроки. С ужасом вспоминаю, что раньше заказы появлялись хаотично, все горели, кучу времени я тратил на решение конфликтных ситуаций, у всех вечно что-то было просрочено, кто-то был постоянно чем-то не доволен… При новом подходе всё это исчезло. Теперь нет такого, что я спокойно делаю один проект, тут прибегает другой заказчик: «Скорее, скорее, срочно запили вот это!» Раньше бы я это сделал, и через пару дней у меня горели бы все заказы…

Сейчас же я ставлю в работу согласованный со всеми план на неделю. И строго по нему выполняю задания. При этом я нашел способ, как можно ещё больше упростить свою работу.

Готовые решения для ленивых

Изначально план работ на неделю я по привычке фиксировал в бумажном ежедневнике, а для общения с клиентами использовал мобильную связь, Skype, WhatsApp и электронную почту. Но разные каналы связи съедали огромное количество времени, плюс постоянно нужно было держать в уме, кто, что и где написал. Можно было весь день тратить на просмотр новых сообщений и при этом что-то упустить. Кроме того, планирование в бумажном ежедневнике не позволяет держать всю картину по состоянию дел перед глазами…

И я начал искать готовые удобные решения среди бесплатных планироващиков, таскменеджеров и даже CRM-систем. Попробовал Битрикс24, Slack, Basecamp, Rovertask, Wrike. Наиболее удобным и простым для мне оказался Ровераск. Он не сложнее Скайпа, но позволяет в любой момент видеть список всех задач в виде чек-листа. Кроме того, теперь со всеми клиентами мы общаемся только в этом мессенджере. Он настолько простой, что понравился даже самым консервативным заказчикам.

В заключение, хочется честно сказать, что не так-то и просто сразу перейти на планирование по неделям. Для начала на этот шаг нужно решиться и смириться с тем, что в первую очередь отвалятся заказчики, которым нужно срочно «на вчера». Но если продолжать по старинке хаотично брать такие заказы, то вы сознательно будете находиться в состоянии вечного аврала и без какой-то стабильности. Я эту проблему решил, и если вы тоже хотите избавиться от горящих сроков и комфортно работать с постоянными клиентами – воспользуйтесь моей инструкцией. Помогает даже ленивым, проверено на себе!)

Алексей Масанов
Веб-разработчик,
marketing-box.ru

Понравился кейс? Поделитесь им со своими друзьями!

Работа в команде и с клиентами
не должна быть сложной

До внедрения Ровертаск

После внедрения Ровертаск

Ровертаск — простой и удобный способ вести обсуждения и фиксировать задачи

*мы не собираем данные E-Mail адресов, не рассылаем спам