У меня было несколько заказчиков, которые могли дать работу в любое время, при этом сроки нужны были «на вчера». То есть, сижу я такой несколько дней без работы, тут в Скайп стучится заказчик, дает ТЗ, говорит, что нужно всё сделать побыстрее, делает предоплату. И всё как бы хорошо: есть работа, есть деньги, всё как обычно. Я начинаю изучать задание, собираю материалы, и тут звонит второй заказчик, ему нужно что-то сделать ещё быстрее и больше. Я беру в работу и этот заказ…
В результате все заказы горят, я не успеваю сделать их в срок. А если в это время появляется третий заказчик, то это уже полный аврал…
Я пытался решить эту проблему с помощью жёсткого тайм-менеджмента. Расписывал все задачи почасово на каждый день. Сначала всё это фиксировал в красивом кожаном ежедневнике, клеил разноцветные стикеры на монитор, дублировал всё это дело в Гугл Доках, но... всё равно приходилось работать ночами, а усталость сказывалась на качестве. Это не устраивало заказчиков.
И я осознавал, что их претензии к срокам и качеству работ были на 100% обоснованными, но ничего не мог сделать. История повторялась снова и снова, пока в один из таких авралов я не сказал себе: «Стоп! Так больше нельзя». Последней каплей стало то, что в этот день все заказчики требовали готовую работу, но я не успевал, поскольку набрал слишком много заказов.
Я трезво оценил ситуацию: на качественное выполнение всех заданий мне нужно было минимум 5 дней, а с запасом – целая неделя. Я пообщался с каждым заказчиком, честно сказал, что не успеваю по срокам, описал сложность его проекта, сказал, что на самом высоком уровне смогу всё сделать только к такому-то числу на следующей неделе, готов вернуть предоплату. Мне повезло, что заказчики пошли мне навстречу, и в этот раз мы утвердили новые сроки.
Как навсегда решить проблему с горящими сроками – инструкция
После того случая я понял, что нужно полностью поменять подход к работе. Мне понравилось, как я без спешки выполнял заказы в течение недели. А заказчики сразу же оценили качество работы и готовы были завалить меня новыми заданиями. Все были довольны в этот момент, всё всех устраивало.
И чтобы навсегда избавиться от горящих сроков, я начал работать по новым правилам. Вот эта простая инструкция, которая подходит даже для самых ленивых:
- Планируйте работу неделями, а не днями. Все заказы, которые поступают на этой неделе, даже если они очень сильно «горят», переносите на следующую неделю.
- Нарабатывайте базу постоянных клиентов, чтобы вы могли планировать работу на долгосрочной основе. Не берите одноразовых заказов, которые нужны на завтра или «вчера» (см. пункт 1).
- Каждый понедельник составляйте реалистичный план на неделю, исходя из перечня текущих задач. Поставьте в известность каждого клиента о состоянии дел по его проекту.
Изначально может показаться, что это инструкция от КЭПа, мол, не хотите горящих сроков – не нужно брать горящих заказов. А если уже набрали, то не берите ещё больше… На самом деле авралы появлялись не только потому, что я легко набирал кучу заказов, но и потому что позволял заказчикам манипулировать мною. В итоге вечно была путаница с тем, что и когда я должен был делать. То есть, чем настойчивее был клиент, за ту работу я и брался в первую очередь. Если появлялся более настойчивый заказчик – я переключался на его горящий проект. Итог закономерен – срыв сроков по всем заказам.
И когда я перешел на новую систему работы и начал по понедельникам ставить лимит на неделю, то сроки перестали гореть. У меня теперь много постоянной работы, но я всё и всегда успеваю. Я могу прогнозировать свою загрузку и гарантировать точные сроки. С ужасом вспоминаю, что раньше заказы появлялись хаотично, все горели, кучу времени я тратил на решение конфликтных ситуаций, у всех вечно что-то было просрочено, кто-то был постоянно чем-то не доволен… При новом подходе всё это исчезло. Теперь нет такого, что я спокойно делаю один проект, тут прибегает другой заказчик: «Скорее, скорее, срочно запили вот это!» Раньше бы я это сделал, и через пару дней у меня горели бы все заказы…
Сейчас же я ставлю в работу согласованный со всеми план на неделю. И строго по нему выполняю задания. При этом я нашел способ, как можно ещё больше упростить свою работу.
Готовые решения для ленивых
Изначально план работ на неделю я по привычке фиксировал в бумажном ежедневнике, а для общения с клиентами использовал мобильную связь, Skype, WhatsApp и электронную почту. Но разные каналы связи съедали огромное количество времени, плюс постоянно нужно было держать в уме, кто, что и где написал. Можно было весь день тратить на просмотр новых сообщений и при этом что-то упустить. Кроме того, планирование в бумажном ежедневнике не позволяет держать всю картину по состоянию дел перед глазами…
И я начал искать готовые удобные решения среди бесплатных планироващиков, таскменеджеров и даже CRM-систем. Попробовал Битрикс24, Slack, Basecamp, Rovertask, Wrike. Наиболее удобным и простым для мне оказался Ровераск. Он не сложнее Скайпа, но позволяет в любой момент видеть список всех задач в виде чек-листа. Кроме того, теперь со всеми клиентами мы общаемся только в этом мессенджере. Он настолько простой, что понравился даже самым консервативным заказчикам.
В заключение, хочется честно сказать, что не так-то и просто сразу перейти на планирование по неделям. Для начала на этот шаг нужно решиться и смириться с тем, что в первую очередь отвалятся заказчики, которым нужно срочно «на вчера». Но если продолжать по старинке хаотично брать такие заказы, то вы сознательно будете находиться в состоянии вечного аврала и без какой-то стабильности. Я эту проблему решил, и если вы тоже хотите избавиться от горящих сроков и комфортно работать с постоянными клиентами – воспользуйтесь моей инструкцией. Помогает даже ленивым, проверено на себе!)