Большинство успешных бизнесов, что мне встречались, построены на четких, понятных и соблюдаемых процессах. И эти процессы утверждены и всеми соблюдаться.
Дальше они могут быть автоматизированы различными способами или же просто зафиксированы на бумаге, но главное, чтобы в основе всегда лежали четкие правила работы каждого отдела и сотрудника. И эти правила были эффективны, просты и понятны всем сотрудникам.
Секрет роста — делегирования, а секрет делегирования — фиксирование задач
Когда количество задач и проектов переваливает за тот объем, который руководитель может самостоятельно контролировать, начинается бардак. Обычно это связано с ростом компании, с масштабированием. Те, у кого получается выстроить процессы, продолжают расти, остальные же застревают на достигнутом уровне, упираясь в потолок собственной производительности.
Что же происходит?
Когда пытаешься разгрузить себя, начинаешь делегировать задачи, а вместе с делегированием появляется и необходимость контроля. На этом этапе приходится задумываться о том, чтобы хоть как-то структурировать учет задач, сроков и ответственности.
Начинается поиск решений, тестирование различного софта. Это могут быть либо специализированные решения под разные сферы бизнеса, либо универсальные, вроде Rovertask. В любом случае, процесс интеграции часто выглядит примерно следующим образом.
Берем выбранный софт, показываем сотрудникам имеющийся в нем функционал и….всё. Результат таких интеграций обычно удручающий.
Ничего не работает…
Сотрудники не пользуются. А если и пользуются то лишь частично. Ничего не заполняется, везде тот же бардак, только теперь все еще вынуждены тратить своё время на дублирование своих действий в непонятно зачем и кому нужную программу.
«В самом начале жизни компании, когда контролем за созданием и продвижением всех проектов следил я сам – всё шло отлично. Но с ростом количества клиентов, я начал ставить вместо себя менеджеров проектов. И это привело к потере контроля.
Дело оказалось даже не в том, что сотрудникам не хватало компетенций или знаний. Просто принципы управления проектами, к которым я привык и по которым я работал с первыми сотрудниками, не были нигде описаны.
Пришлось начать всё с нуля и описать каждый процесс в виде инструкций и составить чек-листы. Благодаря этому я смог контролировать любой процесс, т.к. каждый четко понимал принципы работы.»
Почему так происходит? Дело в отношение к софту. У многих руководителей слово «автоматизации» прочно ассоциируется с упрощением работы. Они ждут что программа, как волшебная палочка решит все задачи. Сотрудники начнут всё заполнять, станут ответственными и везде воцариться порядок.
Однако этого не происходит. Всё потому, что системы управления проектами на самом деле нужны не для упрощения вашей работы, а для повышения прогнозируемости и контроля.
Убедитесь, что вам на самом деле есть, что автоматизировать
Не нужно думать, что автоматизация за вас внедрит в компании четкие правила и заставит ваших сотрудников их четко соблюдать. Увы, но это в любом случае придется делать руководителю. В этом то и заключается его задача – управлять людьми.
Поэтому крайне важно убедится, что перед внедрением автоматизации у вас есть что автоматизировать. Ведь автоматизация она про перенос существующих процессов в электронный учет. Но если этих процессов нет хотя бы в голове у руководства, то зачем и кому нужна автоматизация ни один сотрудник не поймет.
Перед внедрением автоматизации определите четкие задачи, которые вы перед собой ставите.
Если вы руководитель отдела то вы скорее всего хотите повысить стабильность. Чтобы у вас перестали теряться и забываться задачи, пропадать файлы и ответственные. Работа бы стала понятной и прогнозируемой и вы перестали путаться что сделано, а что нет, и какой статус у проектов. Вы хотите мыслить на два шага вперед, понимаете, что всё зависит от порядка, от хранения и доступности информации. Хотите, чтобы всё стало четко, аккуратно и структурированно, не в 10 разных местах, а в одном.
Если вы собственник бизнеса это неотъемлемая часть масштабирования. При ручном контроле невозможно взять и увеличить штат компании в два раза. Не имея масштабируемых процессов, бардак превратиться в хаос и закончится коллапсом. Нужно выстроить принципы работы и где-то их зафиксировать. Чтобы в любой момент можно было получить оперативную сводку и понимание в какой стадии находится любой из проектов или задач. Если у вас сейчас с работой не справляются 20 человек, то наняв ещё 10 вы не решите проблему. Станет только хуже. И автоматизация вам нужна не для избавления от боли, а чтобы получить возможность нанять больше людей и сделать больше работы. Т.к. масштабировать бизнес можно либо повышением среднего чека, либо повышением количества сделанной работы.
Как это применить к вашему бизнесу?
- Убедитесь что у вас уже есть рабочие бизнес-процессы которые можно автоматизировать. Основные направления это контроль сроков, ответственных и приоритетов.
- Определитесь с целями, которые вы ожидаете от внедрения автоматизации. На надейтесь на то, что автоматизация упростит работу ваших сотрудников. Наоборот, вы потеряете в гибкости, но взамен зато получите системность в работе. Начнете понимать кто, что и когда делает, управляем сроками и приоритетами.
- Ну и самое главное, после внедрения нужно придерживаться правил на уровне религии, чтобы каждый ставил задачи внутри системы. Ни через скайп, ни через почту, ни шепнув на ухо соседу.
Зарегистрироваться в «Ровертаск»
